Как да дигитализирате администратора на живота си в четири лесни стъпки

Задачата да сортирате „ шкафа на обречеността “ беше в листата ми със задания от няколко години, до момента в който ходенето на къща това лято не ме принуди в деяние. Две десетилетия от старите документи на моето семейство лежаха постепенно вътре. Не желаех да се движи с нас, само че се опасявах да се оправим с него.

В днешно време съхраняваме документи в облаци, а не килери. И въпреки всичко цифровият свят показва друго организационно предизвикателство - разпръснатия и прикрит темперамент на виртуалните документи.

Моите изплащания и здравни записи се трансфораха в цифрови по време на пандемията. Повечето банкови сметки, кредитни карти и финансови артикули като пенсии и застраховки имат независимо приложение, където се появяват доклади. Друга информация е изпратена по имейл. От известно време доставчиците на разноски отскачат клиентите в таксуването без хартия и цялостната безполезност на пощенската услуга на Обединеното кралство отслаби бариерите пред съпротивата.

Но в случай че нямате система за поддържане на всичко това, рискувате да загубите надзор - и това може да ви коства пари. Печалбата на финансовата промишленост от човешката инерция. Писма през обявата за закъснели заплащания, възобновяване на контракти или покупко-продажби, които приключват, са сложни за игнориране; Имейлите са по -лесни за пропускане (особено в случай че би трябвало да намерите ключова дума, с цел да видите съдържанието).

плюс, има ъгъл на настъпване на завещание. Ако цялата ви документи е в облака, когато се изкачите до перлените врати, вашите потомци на земята може да не могат да разпрострат финансовите ви каузи.

За благополучие, има цифрови решения. Когато споделих пътуването си без хартия в Instagram, бях залитен от броя на хората, които споделиха, че желаят да създадат същото. И по този начин, тук е моето управление за четири стъпки.

1. Ноктите вашата цифрова система за подаване
Повечето хора, за които познавам, имат разпростираща се цифрова пачуърк от бележки по телефона, вземат участие имейли и изтеглени документи. Ако се борите да останете на всичкото от горната страна, две организационни приложения, които доста от моите почитатели на Обединеното кралство предлагат Doqit и FYIO (само за вашата информация).

И двамата ви разрешават да съхранявате, категоризирате и търсите вашите цифрови документи и, от значително значение, да настроите напомняния и подбуди авансово, когато нещата се нуждаят от възобновяване.

Катрин Ан Рийд, създател и основен изпълнителен шеф на Doqit, споделя, че хората постоянно се абонират след „ покрай девойка “, като не съумяват да осъзнаят паспорт, който е изтичал, или това, че са преференциални, или това, че са изтекли, или това, че са изтекли. За по-малко от 3,50 английски лири на месец Doqit дава обзор на идните задания в секции, в това число семейство, работа, благосъстоятелност, здраве, пътешестване и абонаменти.

Сара Уриксън, съосновател и основен изпълнителен шеф на Rival App Fyio, споделя, че множеството консуматори са дами. Очевидно е, че FYIO предлага опцията да споделя елементарно достъпа до документи и напомняния с други регистрирани консуматори и да популяризира умственото натоварване на поддържането му от горната страна. Wrixon споделя, че личният й брачен партньор несъмнено е бил „ пилор, а не филтър “ на документи в предишното, само че в този момент е по -активен. Първият гигабайт от предпазване на цифрови документи на FYIO е безвъзмезден, по-късно абонаментът коства 3,99 паунда на месец.

Не мислите, че админът на живота си коства да харчите пари? Около 50 милиарда английски лири се намират в изгубени или сънливи сметки, в това число остарели пенсии на работното място. Заплаща се да следите.

2. Започнете, както желаете да продължите
„ Просто започнете през днешния ден “ беше съветът и Wrixon, и Reid ми дадоха за прегръщането на моята система за цифрово подаване. Не чувствайте, че би трябвало да прекарвате часове, сканирайки и качвайки предходния си живот. Просто започнете от в този момент. Тъй като множеството контракти се възобновяват в течение на година, стига да сте стъпка първа стъпка, след 12 месеца, ще бъдете подредени значително.

Отидох без хартия за всичко с изключение на данъчния ми законопроект на съвета. Все още има случаи, в които би трябвало да докажете персоналната си карта, като покажете физическа сметка с името си на нея (купуването на къща е една от тях). Аз персонално обичам да възнамерявам месечна регистрация, при която подсигурявам, че основните цифрови документи са изтеглени, тествани и подадени с всевъзможни набор от дейности или напомняния. Бавно, моят лист с финансови дози ще се трансформира в „ Ta-Das “.

3. Свържете се с хартиената планина
в случай че можете, вземете цялата си документи в една стая и постепенно започнете да я декантирате в три кутии - унищожете, рециклирайте и запазете. След това сортирайте всичките си разнообразни файлове и папки. По подигравка на ориста открих, че отметката им в лист с хартия е чудесна психическа помощ. Аз също дадох всички мишмаши от цифрови документи на моя корав диск и по този начин нужния декларация.

Много умен човек ме посъветва единствено да върша два часа едновременно, в противоположен случай мозъкът ви стартира да се стопява. Накрая използвах компания за накъсване, която несъмнено унищожи и рециклира невероятните 120 кг от старите ни документи. Освобождаващо възприятие.

4. Помислете за наследеното обмисляне
данъчните записи би трябвало да се съхраняват в продължение на седем години, само че HMRC поучава да ги поддържате на хартия, цифрово или като част от софтуерна стратегия (напр. Софтуер за водене на книги).

Съдържам и банковите си доклади за седем години. Твърде доста читатели на FT ми описаха за компликации при приемането на исторически, откакто родственик е починала, с цел да потвърдиха данъчните записи за заместничество. Дръжте записи за всевъзможен тип дарове, в това число тези, направени от непотребен приход. Можете да попълните съответните елементи на формуляр IHT403 в края на всяка данъчна година, с цел да помогнете на вашите реализатори в бъдеще.

Сега имаме един долап за подаване на документи (важно е, че нашите възрастни деца знаят къде е това), съдържащ елементарен указател на активите и лист с кого имаме акаунти; гореспоменатата IHT форма; Плюс копие от нашите воля и пълномощия. По -рано бях попълнил доста потребен учебник, наименуван с детайлности за политиките за живот и здравно обезпечаване, погребални желания и имената на всички наши снабдители на семейства. Ако като мен, вие сте „ индивидът с пари “ у дома, от значително значение е другата ви половина да знае за тези неща.

В новия ни дом няма долап с неизбежност. Но откриваме, че има доста наслада в вярно проведена цифрова система.

Claer Barrett е потребителски редактор на FT;